Adjoint Administratif Secretaire de l'Ifas H/F - 61

Descriptif Le Centre Hospitalier de Saint-Junien recherche un(e) Adjoint Administratif exerçant la fonction de Secrétaire de l'Institut de Formation des Aides-Soignants (IFAS) de Saint-Junien.
Le poste est ouvert aux contractuels afin de pourvoir un CDD de remplacement.

POSITION DANS LA STRUCTURE
Liaisons hiérarchiques :
- Le Directeur d'établissement
- Le Directeur des Ressources Humaines
- Le Directeur de l'Institut

Liaisons fonctionnelles :
- Les membres de l'équipe pédagogique
- Les intervenants extérieurs : cadres de santé, référents divers dans certains domaines de compétences (psychologue, infirmière hygiéniste)
- Des professionnels de toutes les structures accueillants des apprenants en stage
- Les référents informatiques
- Les réseaux en lien avec la formation continue
- Les établissements hospitaliers publics ou privés
- Les tutelles : ARS, DREETS, REGION
- Les associations professionnelles : GERACFAS
- Les financeurs (OPCO, France TRAVAIL, REGION,)

MISSIONS
Missions de l'IFAS :
- Former des professionnels et organiser les conditions de leurs apprentissages dans le cadre de la formation initiale, parcours complets et partiels
- Réaliser des actions de formation continue

Missions générales :
- Accueil physique et téléphonique des élèves et correspondants de divers services
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs des élèves
- Exécution et suivi de procédures et décisions administratives

Gestion du standard :
- Réception des appels téléphoniques, prise de messages, orientation du public vers les différents services

Travaux de bureautique :
- Réception, traitement et diffusion du courrier
- Saisie et mise en forme de documents avec maîtrise des outils Word, Excel
- Création de documents, fichiers, affiches
- Tri, classement et archivage des dossiers des élèves
- Suivi des planifications de formation
- Gestion et suivi du site internet (résultats de modules, planifications...)
- Gestion et suivi des dossiers des élèves sur les logiciels GENEPI, ODESSA, KAIROS, TRANSITIONS PRO, ROMEO...
- Création des dossiers des élèves dans MRH et gestion des remboursements de frais de déplacement des élèves lors des périodes de stage
- Gestion des cartes professionnelles
- Saisie et suivi des différentes enquêtes (Région, DREETS...)
- Suivi des différents intervenants
- Planification et suivi des diverses formations continues
- Suivi des dossiers financiers des élèves avec préparation des dossiers de financement, attestations de présences mensuelles,
...
- Gestion et suivi des stocks de matériels (fournitures courantes)

Fonction communication :
- Collabore avec les différents personnels des nombreux terrains de stage et des financeurs
- Assure le secrétariat des différentes instances de l'IFAS
- Participe à différentes manifestations professionnelles
- Rend compte au directeur des problématiques identifiées

HORAIRES DE TRAVAIL
Poste à temps plein
Horaires : 8h - 12h / 13h30 - 16h30

QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- Motivation forte pour la formation
- Capacités relationnelles : respect de l'autre, écoute, pondération
- Capacités de gestion du temps
- Capacités d'autoévaluation, de positionnement et d'affirmation face aux étudiants
- Capacités d'analyse, d'anticipation et de projections
- Esprit d'initiative, d'équipe et d'intégrité
- Rigueur, dynamisme et équité

COMPETENCES SOUHAITEES
- Niveau Bac
- BTS bureautique souhaité
- Connaissances approfondies de l'outil informatique : Word, Excel et Power Point

PARTICULARITES DU POSTE
- Discrétion professionnelle
- Accueil du public
- Capacités d'adaptation : changement d'activités permanentes en lien avec les problématiques de l'IFAS
- Congés annuels programmés en fonction du dispositif de formation, des congés des élèves et en concertation avec l'équipe de l'IFAS
- Déplacements réguliers à l'extérieur : Permis B obligatoire

Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation à l'attention de Mme Aurélie PAVIZA, Directrice des Ressources Humaines.