Assistant Administrative Udap de l'Orne Alençon H/F - 61

1 - Relations avec le public : accueil, accompagnement, instruction
- gérer la boite mail udap.orne: analyser la nature des demandes, les hiérarchiser et réorienter ; traiter les questions techniques de premier niveau.
- gestion du secrétariat du service en relais de l'adjointe administrative : gestion de la boîte ads61, enregistrement des dossiers d'ADS (dématérialisés + papier), accueil téléphonique tous les matins, accueil physique (ponctuel). Réponse aux sollicitations des services instructeurs et des différentes partenaires, et accompagnement des demandeurs dans la concrétisation de leurs projets : aide à la constitution du dossier, réponse aux questions techniques de premier niveau.
- pré-instruction des demandes d'autorisation relatives aux devantures, à la publicité aux enseignes et aux lignes électriques en espaces protégés sur tout le territoire ; pré-instruction des dossiers de déclaration préalable (ravalements, modifications de façade/toiture notamment) sur 4 EPCI en lien avec les ingénieurs et l'ABF de l'UDAP
2 - Organisation, activité et administration du service
- référente sur les questions relatives au bon fonctionnement des locaux, les moyens logistiques, informatique fournitures et matériels, véhicules de service, en liaison avec le secrétariat général site de Caen
- réceptionner les demandes de porter-à-connaissance et d'avis, préparer la base types support des avis de l'ABF pour les documents de planification urbaine, ICPE, projets éoliens etc... - adresser les réponses papier et numériques sur les plateformes dédiées, réaliser les classements et recherches d'antériorités ;
- mettre en forme divers courriers, rapports et présentations, et gestion des agendas du service.

La connaissance dans le domaine de l'architecture est demandé pour ce poste

Pour postuler: cv + lettre de motivation obligatoire