Assistant· Administratif du Service H/F - Service Public

1/ secrétariat du service:

- Assistance au chef de service et adjoint(e) (réservation véhicule, prise de rendez-vous...)
- Gestion du courrier (départ, arrivées, scan docs signés, archivage, etc.)
- Gestion de la boîte aux lettres d'unité (BALU)
- Gestion et suivi des parapheurs du service (pour Direction et préfet)
- Accueil téléphonique
- Logistique nécessaire au bon fonctionnement du service: commande de fournitures, suivi des agendas, planning congés... ;
- Assure l'organisation, la préparation et le suivi des réunions( commission gens du voyage...) ;
- Suivi des délégations de signature;
- Rôle de veille (charte courriers, suivi des rendez-vous,...)
- Référente archives (coordination);
- Référente pour la mise en ligne des documents de communications sur intranet ou internet;
- Soutien au secrétariat de direction (intérim durant les congés de la secrétaire de direction en lien avec d'autres assistants de service de la DDT);
- Appui à la gestion du personnel (congés, télétravail);
- Assure l'interface avec l'interne et l'externe;
- Traite des dossiers ponctuels (préparation des dossiers d'accessibilité);
- Suivi du courrier personnel et des affaires réservées (Référent MAARCH);
- Prends des notes et suit des dossiers administratifs des agents;
- Assiste aux réunions de chefs de bureaux.

2/ Mission lutte contre l'habitat indigne

- Réception et enregistrement des signalements du Polhi;
- Enregistrement des courriers sur l'habitat indigne sur démarche simplifiée;
- Suivi des dossiers sur le Perche;
- Pré-instructions des signalements des bailleurs sociaux et suivi des dossiers;
- Classement des dossiers clos;
- Suppléance des appels téléphoniques en l'absence de l'autre agent du POLHI.

Compétences techniques:

-Connaissance administrative générale, pratique rédactionnelle
-Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance de l'environnement institutionnel des domaines Logement-Construction

Compétences transversales:

Rigueur, discrétion, sens de l'organisation, curiosité.

Compétences relationnelles:
Sens du travail en équipe
Bienveillance
Permis B exigé

• Gestion de l'emploi du temps
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Gestion du personnel
• Sens de l’organisation