Assistant Administratif - Communauté Urbaine d'Alençon H/F - 61

Mission du poste : Assister et assurer l'accueil et la gestion administrative du Service Bien-être et Conditions de Travail

Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) à la Responsable du Service Bien-Être et Conditions de Travail
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 21 RTT et 25 CP (par an) - Eligible au télétravail
Action sociale : Participation à la mutuelle - Adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) - Amicale du personnel
Contraintes particulières liées au poste : Confidentialité - Respect des délais

ACTIVITES PRINCIPALES
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service
- Assurer le secrétariat, gestion des agendas
- Assurer le suivi des dossiers retraite en lien avec le référent retraite après les RDV (notamment les dossiers de liquidation de retraite)
- Assurer la rédaction et diffusion de notes et de courriers - mise en forme de documents - organisation logistique des réunions - tri, classement et archivage
- Assurer le suivi des visites médicales (gestion du planning, envoi des convocations et des fiches de poste au médecin, lien avec le service de médecine préventive, enregistrement dans ASTRE / retour des fiches)
- Assurer le suivi des formations et habilitations en lien avec les conseillers prévention (planning, lien avec les organismes, recensement)
- Mettre en forme des documents prévention (analyse des accidents, rapport d'activité, mise à jour du classeur accueil sécurité, rapport d'étude de poste, etc.)
-Assister dans l'organisation des exercices et formation incendie (gestion du planning et des convocations, de la logistique)
- Assurer le soutien logistique et administratif pour la formation spécialisée
-Enregistrer dans le logiciel du document unique les éléments rapportés par les conseillers préventions
- Participer à la mise en place d'un outil statistique de suivi et au bilan annuel du service

ACTIVITES SPECIFIQUES
Prendre le relais du CNAS en cas d'absence du référent CNAS
Assurer les missions d'accueil téléphonique et physique du Département des Ressources Humaines en cas de nécessité